Je hebt zojuist het perfecte bericht getypt. Je hebt een uur naar het scherm gestaard. Nu komt het deel waar de meeste mensen bang voor zijn: de aftekening.
Geen paniek.
We zijn er allemaal geweest. Het goede nieuws is dat u hier aandacht aan besteedt. Veel mensen negeren het volledig. Weten hoe je een e-mail correct beëindigt is belangrijker dan je denkt.
Het is het laatste wat de ontvanger leest. Het zet de toon voor uw hele interactie. Een goede afsluiting is de kers op de taart. Het laat zien dat je om details geeft. Het laat jouw communicatieve vaardigheden zien.
Maar laten we eerst praten over wat we moeten vermijden.
Denk na over de ontvanger voordat je op Verzenden drukt
Context is alles.
Als u een sollicitatie of een zakelijk voorstel schrijft, sla dan het jargon over. Houd het professioneel. Je slotzin moet bij die ernst passen.
Als je een oude kamergenoot op de universiteit e-mailt, heb je meer vrijheid. Een informele aftekening werkt hier. Misschien sla je de afsluiter zelfs helemaal over. Plaats gewoon een koppelteken en uw naam.
Het kennen van je publiek is essentieel bij het schrijven van welke communicatie dan ook.
Professionele e-mails vereisen een gepolijste toon. Het laat een positieve indruk achter. Het laat zien dat je attent bent.
Persoonlijke e-mails zorgen voor persoonlijkheid. De juiste afsluiting kan een boodschap aantrekkelijk maken. Het maakt van een droge noot een gesprek.
Hoe u een professionele e-mail kunt beëindigen
Uw woordkeuze getuigt van respect. Het geeft ook uw relatie met de ontvanger aan.
Met vriendelijke groet is het werkpaard van bedrijfscommunicatie. Het is beleefd. Het is neutraal. Gebruik het als u een hartelijke relatie met iemand heeft. Het mislukt nooit.
Met vriendelijke groet is voor formele situaties. Denk aan sollicitaties. Sollicitatiebrieven. E-mails naar mensen die u niet goed kent. Het straalt veel respect en formaliteit uit.
Vriendelijke groeten voegt een lichte warmte toe. Het is beter dan “Met vriendelijke groet” voor collega’s. Het werkt goed voor zakenpartners waarbij u vriendelijk maar professioneel wilt zijn.
Beste wensen is semi-formeel. Gebruik het voor klanten of collega’s die u goed kent. Het brengt een vriendelijke toon over zonder te intiem te zijn.
Bedankt is praktisch. Gebruik het als je om iets vraagt. Of wanneer iemand je heeft geholpen. Het drukt dankbaarheid duidelijk uit.
Met vriendelijke groet is misschien wel de meest voorkomende afsluiting. Het is veelzijdig. Er wordt een formele toon behouden. Het is niet te ver weg. Het is een veilige gok voor de meeste professionele interacties.
Met waardering is voor oprechte dankbaarheid. Gebruik het bij het erkennen van inspanningen. Het is ideaal om iemand te bedanken voor zijn hulp.
Respectvol is voor formaliteit waarbij veel op het spel staat. Gebruik het wanneer u schrijft naar iemand in een aanzienlijk hogere positie. Het straalt veel respect uit.
Hartelijke groeten is voor langdurige klanten. Het straalt iets meer warmte uit. Gebruik het als u een goede verstandhouding met de ontvanger heeft.
Hoe u een persoonlijke e-mail kunt beëindigen
Persoonlijke e-mails zijn eenvoudiger. Maar ze hebben nog steeds een beetje zorg nodig.
De juiste sluiting kan een vriendelijk tintje toevoegen. Het straalt jouw persoonlijkheid uit. Hierdoor voelt de e-mail minder als een transactie.
Het beste is eenvoudig. Het is veelzijdig. Het werkt voor de meeste informele situaties.
Take care laat zien dat je om hun welzijn geeft. Het is warm. Het is zorgzaam.
Proost is gebruikelijk in Brits Engels. Het is vriendelijk en informeel. Het impliceert een ontspannen sfeer.
Praat snel suggereert voortdurende communicatie. Het heeft een open einde. Het betekent dat je nog niet klaar bent met praten.
Het allerbeste is ondersteunend. Het klinkt alsof je met een kleine, onzichtbare vlag van goede wil zwaait.
Tot ziens is voor wanneer je elkaar verwacht te ontmoeten. Of als je ze binnenkort hoopt te zien. Het is een goede keuze voor nauwe verbindingen.
Later is voor goede vrienden of familie. Het is ontspannen. Het is het e-mailequivalent van een hoofdknik.
Beste wensen werkt hier ook. Het straalt goede bedoelingen uit. Het eindigt op een hoge toon.
Ciao is stijlvol. Het is ontleend aan het Italiaans. Het is informeel. Gebruik het voor losse relaties.
Doe het rustig aan suggereert ontspanning. Het is alsof je een virtuele hangmat verzendt. Het vertelt hen dat ze niet moeten stressen.
Fijn weekend komt op het juiste moment. Gebruik het tegen het einde van de week. Het voegt een persoonlijk tintje toe. Het blijft professioneel en toch vriendelijk.
Fijne feestdagen is voor het seizoen. Het straalt feestelijke vrolijkheid uit. Het is attent. Tijdens de feestdagen heerst er een vriendelijke toon.
Er bestaat niet één regel die voor elke situatie geschikt is. De beste afsluitingen passen bij de relatie. Ze passen bij de context. Ze passen bij de stemming.
Je kunt altijd aanpassen. Je kunt altijd experimenteren. De sleutel is om oplettend te zijn. Om na te denken over wie uw woorden leest. En hoe u wilt dat ze zich voelen als ze het tabblad sluiten.
Maakt het uit? Ja. Kleine details kloppen. Ze bouwen uw reputatie op. Ze bepalen je stem.
Dus de volgende keer dat je naar die lege regel achter je naam staart, wacht even. Kies verstandig. Druk vervolgens op verzenden.
Sla deze e-mailafsluiters over
Niet alle afmeldingen werken overal. Sommige zien er slordig uit. Anderen voelen zich raar. Als je de verkeerde kiest, kom je misschien onprofessioneel of te bekend over.
‘Liefde’ is voor familie. Of een partner. Niet je baas. Als je het samen met een collega gebruikt, is het te intiem.
‘Hoogachtend’ voelt als een brief uit de 19e eeuw. Het is stijf. Het is gedateerd. Vermijd het.
“Verzonden vanaf mijn iPhone” is lui. Het suggereert dat het je niet genoeg kon schelen om te bewerken. Er wordt ook verwezen naar typefouten. Lezers merken dat.
“Heb een gezegende dag” werkt voor vrienden. In zaken? Het is te persoonlijk. Het kan zelfs ongepast voelen.
“Groeten” is koud. Het is veilig voor formele werk-e-mails. Maar sla het over voor informele gesprekken. Het sluit het gesprek af.
‘Take care’ kan neerbuigend klinken. Of alsof je ongevraagd advies geeft. Voor de meeste werkplekken is het te persoonlijk.
“Bij voorbaat dank” is aanmatigend. Het gaat ervan uit dat de persoon zal doen wat je vraagt. Het voelt opdringerig. Alsof u naleving eist. Probeer in plaats daarvan ‘ik kijk ernaar uit om van je te horen’. Het is een standaard zakelijke call-to-action.
“Hartste groeten” is sentimenteel. Tenzij je naar je grootmoeder schrijft, voelt het overdreven. Stuurt u een e-mail of een Hallmark-kaart?
‘Met respect voor jou’ is te formeel. Het klinkt als een juridisch document. Houd het simpel.
“Cheers” is vriendelijk in Groot-Brittannië. In het Amerikaanse zakenleven? Het is verwarrend. Het is te informeel.
“TTYL” is tekstspreken. Gebruik geen acroniemen tenzij u een familielid een sms stuurt. Het ziet er onprofessioneel uit.
Voeg een professionele handtekening toe
Zodra je de juiste afsluiter hebt gekozen, voeg je een handtekening toe. Het moet uw naam bevatten. Titel. E-mail. Telefoonnummer. Maak het gemakkelijk voor mensen om contact met u op te nemen.
Jane Doe
Marketingprofessional
(555) 123-4567
[email protected]
Voeg links toe aan uw LinkedIn. Of een portfoliosite als je die hebt.
Johannes Smit
Software-ingenieur
(555) 987-6543
[email protected]
LinkedIn-profiel
Portfoliowebsite
Een goede handtekening toont aandacht voor detail. Het maakt een sterke eerste indruk. Net als een cv laat het uw professionaliteit zien.
Controleer je interpunctie
Interpunctie is belangrijk. Zet altijd een komma na de slotzin. Zet dan je naam op de volgende regel. Het is een klein detail. Maar het zorgt ervoor dat de e-mail er gepolijst uitziet.
Voor enthousiasme kun je een uitroepteken gebruiken. “Bedankt!” voelt warmer aan. Maar overdrijf het niet. Gebruik het spaarzaam. Te veel uitroeptekens zien er onprofessioneel uit.
Interpunctie weerspiegelt uw communicatieve vaardigheden. Het beïnvloedt hoe mensen je waarnemen. Als je het negeert, ziet je e-mail er gehaast uit. Onzorgvuldig. Het schaadt uw geloofwaardigheid.
“Laten we dit project afmaken” is een taak. “Laten we dit project afmaken!” is een pep-rally. Eén klinkt serieus. De ander klinkt enthousiast.
Het verschil is enorm. Let op de details.
Dit artikel is bijgewerkt met AI-technologie. Vervolgens op feiten gecontroleerd door een HowStuffWorks-editor.
Ray Tomlinson vond e-mail uit in 1971. Hij gebruikte het @-teken om gebruikersnamen aan servers te koppelen. De eerste e-mail ging tussen gebruikers op verschillende hosts in ARPANET. Dat netwerk verbond door het Pentagon gefinancierde onderzoeksinstellingen. Het liep via telefoonlijnen.
