Вы только что написали идеальное сообщение. Вы часами смотрели в экран. Теперь наступает часть, которой боятся многие: прощальная фраза.
Не паникуйте.
Мы все бывали в такой ситуации. Хорошая новость в том, что вы обращаете на это внимание. Многие полностью игнорируют этот момент. Знание того, как правильно завершить письмо, важнее, чем вы думаете.
Это последнее, что читает получатель. Это задает тон всему вашему взаимодействию. Хорошее завершение — как вишенка на торте. Оно показывает, что вы заботитесь о деталях. Оно демонстрирует ваши коммуникативные навыки.
Но сначала давайте поговорим о том, чего следует избегать.
Учитывайте получателя перед отправкой
Контекст — это всё.
Если вы пишете заявку на трудоустройство или деловое предложение, избегайте сленга. Сохраняйте профессиональный тон. Ваша прощальная фраза должна соответствовать этой серьезности.
Если вы пишете старому однокурснику, у вас больше свободы. Здесь уместна неформальная прощальная фраза. Вы можете даже вовсе опустить завершающую фразу. Просто поставьте дефис и свое имя.
Знание своей аудитории — ключевой момент при написании любых сообщений.
Деловые письма требуют отточенного тона. Это оставляет положительное впечатление. Это показывает ваше внимательное отношение.
Личные письма позволяют проявить индивидуальность. Правильное завершение может сделать сообщение более живым. Оно превращает сухую заметку в разговор.
Как завершить деловое письмо
Ваш выбор слов здесь сигнализирует о уважении. Он также указывает на ваши отношения с получателем.
С наилучшими пожеланиями (Best regards) — это рабочая лошадка корпоративного общения. Это вежливо. Это нейтрально. Используйте его, когда у вас с человеком доброжелательные отношения. Он никогда не подведет.
Искренне ваш (Sincerely) подходит для формальных ситуаций. Подумайте о заявках на работу. Сопроводительных письмах. Письмах людям, которых вы знаете плохо. Это передает высокое уважение и формальность.
С добрыми пожеланиями (Kind regards) добавляет немного теплоты. Он лучше, чем «С наилучшими пожеланиями», для коллег. Он хорошо подходит для деловых партнеров, с которыми вы хотите быть дружелюбными, но сохранять профессионализм.
Всего наилучшего (Best wishes) — это полуформальное завершение. Используйте его для клиентов или коллег, которых вы хорошо знаете. Оно передает дружелюбный тон, не становясь слишком интимным.
Спасибо (Thank you) — это практичный вариант. Используйте его, когда вы о чем-то просите. Или когда кто-то помог вам. Оно четко выражает благодарность.
С уважением (Regards) — пожалуй, самое распространенное завершение. Оно универсально. Оно сохраняет формальный тон. Оно не слишком отстраненное. Это безопасный выбор для большинства профессиональных взаимодействий.
С признательностью (With appreciation) — для искренней благодарности. Используйте его, когда благодарите за усилия. Он идеально подходит для того, чтобы поблагодарить кого-то за помощь.
С глубоким уважением (Respectfully) — для высокой степени формальности. Используйте его, когда пишете человеку, занимающему значительно более высокую должность. Оно передает высокое уважение.
Теплые пожелания (Warm regards) — для долгосрочных клиентов. Оно показывает немного больше теплоты. Используйте его, когда у вас с получателем хорошие отношения.
Как завершить личное письмо
Личные письма проще. Но они все же требуют некоторой заботы.
Правильное завершение может добавить дружелюбный оттенок. Оно передает вашу индивидуальность. Оно делает письмо менее похожим на транзакцию.
Лучшее (Best) — это просто. Оно универсально. Оно подходит для большинства неформальных ситуаций.
Береги себя (Take care) показывает, что вы заботитесь о их благополучии. Оно теплое. Оно заботливое.
Чирс (Cheers) — распространено в британском английском. Оно дружелюбное и неформальное. Оно подразумевает расслабленную атмосферу.
Пока (Talk soon) предполагает продолжение общения. Оно открытое. Оно подразумевает, что разговор еще не закончен.
Всего наилучшего (All the best) — поддерживающее. Оно звучит так, будто вы машете маленьким невидимым флагом доброй воли.
Увидимся скоро (See you soon) — для случаев, когда вы ожидаете встречи. Или если вы надеетесь увидеть их в ближайшее время. Это хороший выбор для близких знакомств.
Пока (Later) — для близких друзей или семьи. Оно расслабленное. Это эквивалент кивка головой в формате электронной почты.
Всего наилучшего (Best wishes) здесь тоже подходит. Оно передает благие намерения. Оно заканчивается на высокой ноте.
Чао (Ciao) — стильное. Оно заимствовано из итальянского. Оно неформальное. Используйте его для неформальных отношений.
Будь спокоен (Take it easy) предполагает расслабление. Это как отправить виртуальное гамак. Оно говорит им не нервничать.
Хороших выходных (Have a great weekend) — уместно по времени. Используйте его в конце недели. Оно добавляет личный оттенок. Оно остается профессиональным, но дружелюбным.
С праздниками (Happy holidays) — для праздничного сезона. Оно передает праздничное настроение. Оно внимательное. Оно сохраняет дружелюбный тон в праздничные дни.
Нет единого правила, которое подходило бы для каждой ситуации. Лучшие завершающие фразы соответствуют отношениям. Они соответствуют контексту. Они соответствуют настроению.
Вы всегда можете адаптироваться. Вы всегда можете экспериментировать. Главное — быть осознанным. Думать о том, кто читает ваши слова. И о том, как вы хотите, чтобы они себя чувствовали, когда закрывают вкладку.
Важно ли это? Да. Мелочи складываются воедино. Они формируют вашу репутацию. Они определяют ваш голос.
Так что в следующий раз, когда вы будете смотреть на пустую строку после своего имени, остановитесь. Выбирайте мудро. Затем нажмите «Отправить».
Избегайте этих вариантов завершения писем
Не все формулы прощания уместны везде. Некоторые выглядят небрежно, другие кажутся странными. Неправильный выбор может создать впечатление непрофессионализма или излишней фамильярности.
«С любовью» уместно для семьи или партнера, но не для начальника. Использование этого обращения к коллеге слишком интимно.
«Искренне ваш» напоминает письмо из XIX века. Оно выглядит неестественно и устарело. Избегайте его.
«Отправлено с моего iPhone» выглядит лениво. Это намекает на то, что вы не удосужились отредактировать текст. Это также указывает на возможные опечатки. Читатели это замечают.
«Желаю благословенного дня» подходит для друзей. В деловой переписке это слишком лично и может даже показаться неуместным.
«С уважением» звучит холодно. Это безопасный вариант для формальных деловых писем, но его следует избегать в неформальном общении, так как он закрывает диалог.
«Берегите себя» может звучать снисходительно или как нежелательный совет. Для большинства рабочих мест это слишком лично.
«Заранее спасибо» звучит самонадеянно. Оно предполагает, что человек выполнит вашу просьбу, и кажется навязчивым, словно вы требуете исполнения. Вместо этого лучше использовать «буду ждать вашего ответа». Это стандартный корпоративный призыв к действию.
«С теплом» звучит сентиментально. Если вы не пишете своей бабушке, это кажется излишним. Вы отправляете электронное письмо или открытку Hallmark?
«С уважением» (Respectfully yours) слишком формально. Оно звучит как юридический документ. Держите всё просто.
«Cheers» дружелюбно в Великобритании. В американском бизнесе это вызывает путаницу и выглядит слишком неформально.
«TTYL» — это сленг текстовых сообщений. Не используйте аббревиатуры, если не пишете родственнику. Это выглядит непрофессионально.
Добавьте профессиональную подпись
После выбора правильного варианта завершения добавьте подпись. Она должна включать ваше имя, должность, адрес электронной почты и номер телефона. Сделайте так, чтобы людям было легко связаться с вами.
Джейн Доу
Маркетолог
(555) 123-4567
[email protected]
Добавьте ссылки на ваш профиль в LinkedIn или сайт портфолио, если он у вас есть.
Джон Смит
Инженер-программист
(555) 987-6543
[email protected]
Профиль в LinkedIn
Сайт портфолио
Хорошая подпись демонстрирует внимание к деталям. Она создает сильное первое впечатление. Как и резюме, она подчеркивает ваш профессионализм.
Проверьте пунктуацию
Пунктуация имеет значение. Всегда ставьте запятую после заключительной фразы, а затем пишите свое имя на следующей строке. Это небольшая деталь, но она делает письмо опрятным.
Вы можете использовать восклицательный знак для выражения энтузиазма. «Спасибо!» звучит теплее. Но не переусердствуйте. Используйте его умеренно. Слишком много восклицательных знаков выглядит непрофессионально.
Пунктуация отражает ваши коммуникативные навыки. Она влияет на то, как люди воспринимают вас. Пренебрежение ею делает письмо поспешным и небрежным. Это подрывает ваше доверие.
«Давайте завершим этот проект» — это задача. «Давайте завершим этот проект!» — это призыв к действию. Одно звучит серьезно, другое — с энтузиазмом.
Разница огромна. Обращайте внимание на детали.
Эта статья была обновлена с использованием технологий ИИ. Затем она была проверена редактором HowStuffWorks.
Рэй Томлинсон изобрел электронную почту в 1971 году. Он использовал знак @ для связывания имен пользователей с серверами. Первое электронное письмо было отправлено между пользователями на разных узлах сети ARPANET. Эта сеть связывала исследовательские учреждения, финансируемые Пентагоном. Она функционировала через телефонные линии.
