Anda baru saja selesai mengetik pesan yang sempurna. Anda telah menatap layar selama satu jam. Sekarang sampai pada bagian yang ditakuti kebanyakan orang: penandatanganan.
Jangan panik.
Kita semua pernah ke sana. Kabar baiknya adalah Anda memperhatikan hal ini. Banyak orang mengabaikannya sepenuhnya. Mengetahui cara mengakhiri email dengan benar lebih penting dari yang Anda pikirkan.
Ini adalah hal terakhir yang dibaca penerima. Ini menentukan suasana seluruh interaksi Anda. Penutup yang baik adalah ceri di atasnya. Ini menunjukkan bahwa Anda peduli dengan detail. Ini menunjukkan keterampilan komunikasi Anda.
Tapi pertama-tama, mari kita bicara tentang apa yang harus dihindari.
Pertimbangkan Penerima Sebelum Anda Menekan Kirim
Konteks adalah segalanya.
Jika Anda sedang menulis lamaran pekerjaan atau proposal bisnis, lewati bahasa gaul tersebut. Jaga agar tetap profesional. Kalimat penutup Anda harus sesuai dengan keseriusan itu.
Jika Anda mengirim email ke teman sekamar lama di kampus, Anda memiliki lebih banyak kebebasan. Penandatanganan biasa berfungsi di sini. Anda bahkan mungkin melewatkan bagian yang lebih dekat sepenuhnya. Cukup beri tanda hubung dan nama Anda.
Mengetahui audiens Anda adalah kunci saat menulis komunikasi apa pun.
Email profesional memerlukan nada yang halus. Ini meninggalkan kesan positif. Ini menunjukkan bahwa Anda penuh perhatian.
Email pribadi memungkinkan adanya kepribadian. Penutupan yang tepat dapat membuat pesan terasa menarik. Ini mengubah catatan kering menjadi percakapan.
Cara Mengakhiri Email Profesional
Pilihan kata Anda di sini menandakan rasa hormat. Ini juga menandakan hubungan Anda dengan penerimanya.
Salam hormat adalah pekerja keras komunikasi korporat. Itu sopan. Itu netral. Gunakan ketika Anda memiliki hubungan baik dengan seseorang. Itu tidak pernah gagal.
Hormat kami untuk situasi formal. Pikirkan lamaran pekerjaan. Surat pengantar. Email ke orang yang tidak Anda kenal dengan baik. Ini menyampaikan rasa hormat dan formalitas yang tinggi.
Salam menambah sedikit kehangatan. Itu lebih baik daripada “Salam” untuk rekan kerja. Ini bekerja dengan baik untuk mitra bisnis di mana Anda ingin bersikap ramah namun profesional.
Doa terbaik bersifat semi formal. Gunakan untuk klien atau kolega yang Anda kenal baik. Ini menyampaikan nada ramah tanpa terlalu intim.
Terima kasih praktis. Gunakan saat Anda meminta sesuatu. Atau ketika seseorang telah membantu Anda. Itu mengungkapkan rasa terima kasih dengan jelas.
Salam bisa dibilang merupakan penutup yang paling umum. Ini serbaguna. Itu mempertahankan nada formal. Jaraknya tidak terlalu jauh. Ini adalah pilihan yang aman untuk sebagian besar interaksi profesional.
Dengan penghargaan adalah untuk rasa terima kasih yang tulus. Gunakan saat mengakui upaya. Ini sangat ideal untuk berterima kasih kepada seseorang atas bantuannya.
Dengan Hormat adalah untuk formalitas berisiko tinggi. Gunakan saat menulis kepada seseorang yang posisinya jauh lebih tinggi. Ini menunjukkan rasa hormat yang tinggi.
Salam hangat ditujukan untuk klien jangka panjang. Ini menunjukkan lebih banyak kehangatan. Gunakan ketika Anda memiliki hubungan baik dengan penerima.
Cara Mengakhiri Email Pribadi
Email pribadi lebih sederhana. Namun mereka tetap membutuhkan sentuhan perhatian.
Penutupan yang tepat dapat menambah sentuhan bersahabat. Ini menyampaikan kepribadian Anda. Itu membuat email terasa kurang seperti transaksi.
Terbaik itu sederhana. Ini serbaguna. Ini berfungsi untuk sebagian besar situasi santai.
Hati-hati menunjukkan bahwa Anda peduli terhadap kesejahteraan mereka. Itu hangat. Itu penuh perhatian.
Cheers umum dalam bahasa Inggris British. Ini ramah dan informal. Ini menyiratkan suasana santai.
Bicara segera menyarankan komunikasi lanjutan. Ini bersifat terbuka. Ini menyiratkan bahwa Anda belum selesai berbicara.
Semoga yang terbaik bersifat suportif. Sepertinya Anda sedang mengibarkan bendera niat baik yang kecil dan tidak terlihat.
Sampai jumpa lagi adalah saat Anda berharap untuk bertemu. Atau jika Anda berharap untuk segera melihatnya. Ini adalah pilihan yang bagus untuk koneksi dekat.
Nanti untuk teman dekat atau keluarga. Itu santai. Ini setara dengan anggukan kepala melalui email.
Semoga sukses juga berlaku di sini. Ini menyampaikan niat baik. Itu berakhir dengan nada tinggi.
Ciao penuh gaya. Itu dipinjam dari bahasa Italia. Ini bersifat informal. Gunakan itu untuk hubungan santai.
Tenang saja menyarankan relaksasi. Ini seperti mengirimkan tempat tidur gantung virtual. Ini memberitahu mereka untuk tidak stres.
Semoga akhir pekanmu menyenangkan tepat waktu. Gunakan menjelang akhir minggu. Itu menambahkan sentuhan pribadi. Tetap profesional namun ramah.
Selamat berlibur adalah untuk musim ini. Ini menyampaikan keceriaan yang meriah. Itu penuh perhatian. Itu mempertahankan nada ramah selama liburan.
Tidak ada aturan tunggal yang cocok untuk setiap situasi. Penutupan terbaik cocok dengan hubungan. Mereka cocok dengan konteksnya. Mereka cocok dengan suasana hati.
Anda selalu bisa menyesuaikan. Anda selalu bisa bereksperimen. Kuncinya adalah berhati-hati. Untuk memikirkan siapa yang membaca kata-kata Anda. Dan apa yang Anda ingin mereka rasakan saat menutup tab.
Apakah itu penting? Ya. Detail-detail kecil bertambah. Mereka membangun reputasi Anda. Mereka mendefinisikan suara Anda.
Jadi lain kali Anda menatap baris kosong setelah nama Anda, jedalah. Pilihlah dengan bijak. Lalu tekan kirim.
Lewati Penutup Email Ini
Tidak semua sign-off berfungsi di semua tempat. Beberapa terlihat ceroboh. Yang lain merasa aneh. Pilih yang salah dan Anda mungkin dianggap tidak profesional atau terlalu familiar.
“Cinta” adalah untuk keluarga. Atau pasangan. Bukan bosmu. Kalau dipakai bareng rekan kerja, terlalu intim.
“Hormat saya” terasa seperti surat dari tahun 1800-an. Itu kaku. Itu sudah ketinggalan jaman. Hindari itu.
“Dikirim dari iPhone saya” itu malas. Ini menunjukkan Anda tidak cukup peduli untuk mengedit. Ini juga mengisyaratkan kesalahan ketik. Pembaca memperhatikan hal itu.
“Semoga harimu diberkati” berhasil untuk teman-teman. Dalam bisnis? Itu terlalu pribadi. Bahkan mungkin terasa tidak pantas.
“Salam” itu dingin. Aman untuk email kantor formal. Tapi lewati saja untuk obrolan santai. Itu mematikan percakapan.
Kata “Hati-hati” mungkin terdengar merendahkan. Atau seperti Anda memberikan nasihat yang tidak diminta. Ini terlalu pribadi untuk sebagian besar tempat kerja.
“Terima kasih sebelumnya” itu lancang. Ini mengasumsikan orang tersebut akan melakukan apa yang Anda minta. Rasanya memaksa. Sepertinya Anda menuntut kepatuhan. Cobalah “menantikan kabar dari Anda”. Ini adalah ajakan bertindak standar perusahaan.
“Salam hangat” bersifat sentimental. Kecuali Anda menulis surat kepada nenek Anda, rasanya berlebihan. Apakah Anda mengirim email atau kartu Hallmark?
“Hormat kami” terlalu formal. Kedengarannya seperti dokumen hukum. Tetap sederhana.
“Cheers” adalah kata ramah di Inggris. Dalam bisnis Amerika? Ini membingungkan. Itu terlalu santai.
“TTYL” adalah ucapan teks. Jangan gunakan akronim kecuali Anda mengirim pesan kepada kerabat. Itu terlihat tidak profesional.
Tambahkan Tanda Tangan Profesional
Setelah Anda memilih yang lebih dekat, tambahkan tanda tangan. Itu harus menyertakan nama Anda. Judul. E-mail. Nomor telepon. Permudah orang untuk menghubungi Anda.
Jane Doe
Profesional Pemasaran
(555) 123-4567
[email protected]
Tambahkan tautan ke LinkedIn Anda. Atau situs portofolio jika Anda punya.
John Smith
Insinyur Perangkat Lunak
(555) 987-6543
[email protected]
Profil LinkedIn
Situs Portofolio
Tanda tangan yang baik menunjukkan perhatian terhadap detail. Ini memberikan kesan pertama yang kuat. Seperti resume, ini menunjukkan profesionalisme Anda.
Periksa Tanda Baca Anda
Tanda baca penting. Selalu beri tanda koma setelah kalimat penutup. Kemudian cantumkan nama Anda di baris berikutnya. Ini adalah detail kecil. Tapi itu membuat email terlihat halus.
Anda dapat menggunakan tanda seru untuk menunjukkan antusiasme. “Terima kasih!” terasa lebih hangat. Tapi jangan berlebihan. Gunakan dengan hemat. Terlalu banyak tanda seru terlihat tidak profesional.
Tanda baca mencerminkan keterampilan komunikasi Anda. Ini memengaruhi cara orang memandang Anda. Abaikan saja dan email Anda terlihat terburu-buru. Ceroboh. Itu merusak kredibilitas Anda.
“Mari kita selesaikan proyek ini” adalah sebuah tugas. “Ayo selesaikan proyek ini!” adalah semangat. Yang satu terdengar serius. Yang lainnya terdengar bersemangat.
Perbedaannya sangat besar. Perhatikan detailnya.
Artikel ini telah diperbarui dengan teknologi AI. Kemudian faktanya diperiksa oleh editor HowStuffWorks.
Ray Tomlinson menemukan email pada tahun 1971. Dia menggunakan tanda @ untuk menghubungkan nama pengguna ke server. Email pertama dikirim antar pengguna di host berbeda di ARPANET. Jaringan tersebut menghubungkan lembaga-lembaga penelitian yang didanai Pentagon. Itu melintasi saluran telepon.
