Ви тільки-но написали ідеальне повідомлення. Ви годинами дивилися на екран. Тепер настає частина, якої бояться багато хто: прощальна фраза.
Не панікуйте.
Ми всі бували у такій ситуації. Хороша новина в тому, що ви звертаєте на це увагу. Багато хто повністю ігнорує цей момент. Знання того, як правильно завершити лист, важливіше, ніж ви думаєте.
Це останнє, що читає отримувач. Це задає тон всій вашій взаємодії. Хороше завершення – як вишенька на торті. Воно показує, що ви дбаєте про деталі. Воно демонструє ваші комунікативні навички.
Але спочатку давайте поговоримо про те, чого слід уникати.
Враховуйте одержувача перед відправкою
Контекст – це все.
Якщо ви пишете заявку на працевлаштування або ділову пропозицію, уникайте сленгу. Зберігайте професійний тон. Ваша прощальна фраза має відповідати цій серйозності.
Якщо ви пишете старому однокурснику, у вас більше свободи. Тут доречна неформальна прощальна фраза. Ви можете навіть зовсім опустити завершальну фразу. Просто поставте дефіс та своє ім’я.
Знання своєї аудиторії – ключовий момент під час написання будь-яких повідомлень.
Ділові листи вимагають відточеного тону. Це справляє позитивне враження. Це показує ваше уважне ставлення.
Особисті листи дозволяють виявити індивідуальність. Правильне завершення може зробити повідомлення живішим. Воно перетворює суху замітку на розмову.
Як завершити діловий лист
Ваш вибір слів тут сигналізує про повагу. Він також вказує на ваші стосунки з отримувачем.
З найкращими побажаннями (Best regards) — це робоча конячка корпоративного спілкування. Це ввічливо. Це нейтрально. Використовуйте його, коли у вас із людиною доброзичливі стосунки. Він ніколи не підведе.
Щиро ваш (Sincerely) підходить для формальних ситуацій. Подумайте про заявки на роботу. Супровідні листи. Листи людям, яких ви знаєте погано. Це передає високу повагу та формальність.
З добрими побажаннями (Kind regards) додає трохи теплоти. Він кращий, ніж «З найкращими побажаннями» для колег. Він добре підходить для ділових партнерів, з якими ви бажаєте бути доброзичливими, але зберігати професіоналізм.
Усього найкращого (Best wishes) — це напівформальне завершення. Використовуйте його для клієнтів чи колег, яких ви добре знаєте. Воно передає доброзичливий тон, не стаючи надто інтимним.
Спасибі (Thank you) – це практичний варіант. Використовуйте його, коли ви про щось просите. Або колись хтось допоміг вам. Воно чітко висловлює подяку.
З повагою (Regards) — мабуть найпоширеніше завершення. Воно є універсальним. Воно зберігає формальний тон. Воно не надто усунене. Це безпечний вибір для більшості професійних взаємодій.
З вдячністю (With appreciation) – для щирої подяки. Використовуйте його, коли дякуйте за зусилля. Він ідеально підходить для того, щоб подякувати комусь за допомогу.
З глибокою повагою (Respectfully) — для високого ступеня формальності. Використовуйте його, коли пишете людині, яка обіймає значно вищу посаду. Воно передає високу повагу.
Теплі побажання (Warm regards) – для довгострокових клієнтів. Воно показує трохи більше теплоти. Використовуйте його, коли у вас з отримувачем хороші стосунки.
Як завершити особистий лист
Особисті листи простіші. Але вони все ж таки вимагають деякої турботи.
Правильне завершення може додати дружній відтінок. Воно передає вашу індивідуальність. Він робить лист менш схожим на транзакцію.
Краще (Best) – це просто. Воно є універсальним. Він підходить для більшості неформальних ситуацій.
Бережи себе (Take care) показує, що ви дбаєте про їх благополуччя. Воно тепле. Воно дбайливе.
Чірс (Cheers) – поширене в британській англійській. Воно доброзичливе та неформальне. Воно має на увазі розслаблену атмосферу.
Поки (Talk soon) передбачає продовження спілкування. Воно відкрите. Воно має на увазі, що розмова ще не закінчена.
Усього найкращого (All the best) – підтримуюче. Воно звучить так, ніби ви махаєте маленьким невидимим прапором доброї волі.
Побачимося скоро (See you soon) — для випадків, коли ви очікуєте на зустріч. Або якщо ви сподіваєтеся побачити їх найближчим часом. Це добрий вибір для близьких знайомств.
Пока (Later) — для близьких друзів чи сім’ї. Воно розслаблене. Це еквівалент кивка головою у форматі електронної пошти.
Усього найкращого (Best wishes) тут теж підходить. Воно передає добрі наміри. Воно закінчується на високій ноті.
** Чао ** (Ciao) – стильне. Воно запозичене з італійської. Воно неформальне. Використовуйте її для неформальних відносин.
Будь спокійним (Take it easy) передбачає розслаблення. Це як відправити віртуальний гамак. Воно каже їм не нервувати.
Гарних вихідних (Have a great weekend) – доречно за часом. Використовуйте його наприкінці тижня. Воно додає власний відтінок. Воно залишається професійним, але доброзичливим.
Зі святами (Happy holidays) — для святкового сезону. Воно передає святковий настрій. Воно уважне. Воно зберігає доброзичливий тон у святкові дні.
Немає єдиного правила, яке б підходило для кожної ситуації. Найкращі завершальні фрази відповідають відносинам. Вони відповідають контексту. Вони відповідають настрою.
Ви завжди можете адаптуватись. Ви завжди можете експериментувати. Головне – бути усвідомленим. Думати, хто читає ваші слова. І про те, як ви хочете, щоб вони почували себе, коли закривають вкладку.
Чи це важливо? Так. Дрібниці складаються воєдино. Вони формують вашу репутацію. Вони визначають ваш голос.
Так що наступного разу, коли ви будете дивитися на порожній рядок після свого імені, зупиніться. Вибирайте мудро. Потім натисніть «Надіслати».
Уникайте цих варіантів завершення листів
Не всі формули прощання доречні скрізь. Деякі виглядають недбало, інші здаються дивними. Неправильний вибір може створити враження непрофесіоналізму чи зайвої фамільярності.
“З любов’ю” доречно для сім’ї чи партнера, але не для начальника. Використання цього звернення до колеги надто інтимне.
«Щиро ваш» нагадує лист із ХІХ століття. Воно виглядає неприродно та застаріло. Уникайте його.
«Відправлено з мого iPhone» виглядає ліниво. Це натякає на те, що ви не спромоглися відредагувати текст. Це також вказує на можливі помилки. Читачі це зауважують.
Бажаю благословенного дня підходить для друзів. У діловому листуванні це надто особисто і може навіть здатися недоречним.
“З повагою” звучить холодно. Це безпечний варіант для формальних ділових листів, але його слід уникати у неформальному спілкуванні, оскільки він закриває діалог.
«Бережіть себе» може звучати поблажливо або як небажана порада. Для більшості робочих місць це дуже особисто.
“Заздалегідь спасибі” звучить самовпевнено. Воно передбачає, що людина виконає ваше прохання, і здається нав’язливим, ніби ви потребуєте виконання. Натомість краще використовувати «чекатиму вашої відповіді». Це стандартний корпоративний заклик до дії.
“З теплом” звучить сентиментально. Якщо ви не пишете своїй бабусі, це здається зайвим. Ви надсилаєте електронний лист або листівку Hallmark?
“З повагою” (Respectfully yours) надто формально. Воно звучить як юридичний документ. Тримайте все просто.
«Cheers» дружелюбно у Великій Британії. В американському бізнесі це викликає плутанину і виглядає надто неформально.
TTYL — це сленг текстових повідомлень. Не використовуйте абревіатуру, якщо не пишете родичу. Це виглядає непрофесійно.
Додайте професійний підпис
Після вибору правильного варіанта завершення додайте підпис. Вона повинна включати ваше ім’я, посаду, адресу електронної пошти та номер телефону. Зробіть так, щоб людям легко зв’язатися з вами.
Джейн Доу
Маркетолог
(555) 123-4567
[email protected]
Додати посилання на ваш профіль в LinkedIn або сайт портфоліо, якщо він у вас є.
Джон Сміт
Інженер-програміст
(555) 987-6543
[email protected]
Профіль у LinkedIn
Сайт портфоліо
Гарний підпис демонструє увагу до деталей. Вона створює сильне перше враження. Як і резюме, вона наголошує на вашому професіоналізмі.
Перевірте пунктуацію
Пунктуація має значення. Завжди ставте кому після заключної фрази, а потім пишіть своє ім’я на наступному рядку. Це невелика деталь, але вона робить лист охайним.
Ви можете використовувати знак оклику для вираження ентузіазму. «Дякую!» звучить тепліше. Але не перестарайтеся. Використовуйте його рівномірно. Занадто багато знаків оклику виглядає непрофесійно.
Пунктуація відбиває ваші комунікативні навички. Вона впливає на те, як люди сприймають вас. Нехтування нею робить лист поспішним і недбалим. Це підриває вашу довіру.
“Давайте завершимо цей проект” – це завдання. “Давайте завершимо цей проект!” – Це заклик до дії. Одне звучить серйозно, інше з ентузіазмом.
Різниця величезна. Звертайте увагу на деталі.
Цю статтю було оновлено з використанням технологій ІІ. Потім її було перевірено редактором HowStuffWorks.
Рей Томлінсон винайшов електронну пошту 1971 року. Він використовував знак @ для зв’язування імен користувачів із серверами. Першого електронного листа було надіслано між користувачами на різних вузлах мережі ARPANET. Ця мережа пов’язувала дослідницькі установи, що фінансуються Пентагоном. Вона функціонувала через телефонні лінії.
