Het is precies wat de naam impliceert. U wilt een bestand openen. U zit niet aan uw bureau. Je hebt een internetverbinding. Je krijgt het bestand.
We hebben het web uitgevonden om informatie te delen. In plaats daarvan gebruiken we het vooral om kattenvideo’s te sturen. Maar het kernhulpmiddel blijft bestaan. Sinds we omvangrijke mainframes hebben ingeruild voor personal computers, is het lastig om werk buiten kantoor te doen.
Vroeger moest je je werk fysiek dragen. Je sjouwde schijven mee naar conferenties. Jullie hebben harde schijven per post verzonden. Dit stond bekend als het ‘sneakernet’. Onderschat nooit de bandbreedte van een busje vol patronen die door de stad raast. Het was inefficiënt. Het was gevoelig voor verlies. Het was de enige manier om te synchroniseren.
Toen kwam de laptop. Dan de smartphone. Gegevens werden draagbaar. U kunt foto’s maken in een vliegtuig of documenten bewerken in een koffiebar. Maar je moest nog steeds handmatig bestanden uitwisselen. USB-drives. Flitsstokken. Netwerk kabels. En de constante angst: Heb ik de juiste versie gestuurd? Is dit het definitieve concept of het concept van het concept?
Het internet leek de oplossing. Maar vroeger waren de verbindingen zo traag dat het verplaatsen van iets dat groter was dan een tekstbestand een grap was. Dus bleven we bij fysieke media. Tegenwoordig is dat knelpunt verdwenen. We downloaden games van gigabyteformaat binnen enkele minuten. Smartphones streamen films alsof ze niets zijn. De pijpleiding is wijd open.
Nu is de limiet slechts de kraan.
Dit opende de deur voor diensten voor toegang tot bestanden op afstand. Grotere universiteiten en bedrijven maakten al jaren gebruik van Virtual Private Networks (VPN’s). Hierdoor konden IT-afdelingen werknemers van buitenaf veilig toegang geven tot kantoornetwerken. Het was een zegen voor de bedrijfsbeveiliging. Het was ook complex.
Voor alle anderen? Het was te veel.
Dat is waar externe bestandstoegang op consumentenniveau het spel veranderde. De focus verschoof. Het ging niet om het beveiligen van een bedrijfsintranet. Het ging over toegang tot uw bestanden. Muziek. Foto’s. Dat scenario over hacktivisten van apen. De diensten boden dit gratis of tegen lage kosten aan. Ze synchroniseerden automatisch. Je maakte je geen zorgen meer over versies. Je hebt gewoon gewerkt.
De werking van synchronisatie
Om te zien hoe externe bestandstoegang feitelijk functioneert, stelt u zich een typische opstelling voor.
Jij installeert de software. Er wordt een speciale map op uw computer gemaakt. Dit is niet zomaar een snelkoppeling. Het is een levende spiegel. Elk bestand dat u in die map neerzet, wordt gedupliceerd. Het maakt gebruik van Secure Sockets Layer (SSL)-protocollen. Soms wordt er gebruik gemaakt van encryptie. De gegevens reizen naar een server ergens op internet.
Er loopt voortdurend een achtergrondproces. Het synchroniseert uw lokale map met de externe kopie. Een wijziging aanbrengen op uw laptop? De server wordt bijgewerkt. Het bestand openen op uw tablet? De tablet wordt bijgewerkt. Alle versies blijven in lockstep.
De grens tussen ‘toegang tot bestanden op afstand’ en ‘cloud computing’ is vaag. Bedrijven brengen ze op de markt als hetzelfde. Ze overlappen aanzienlijk. Maar het onderscheid in gebruikerservaring is van belang. U bewaart niet alleen gegevens in een leegte. U heeft toegang tot een gesynchroniseerde werkruimte.
Apparaten en machtigingen
De meeste moderne diensten ondersteunen tablets en smartphones. Je downloadt de app. U logt in. Het apparaat begint te synchroniseren.
Integratie met het besturingssysteem is essentieel. Als u Google Drive op Android gebruikt, kan de app worden geïntegreerd met het native menu voor delen. Maak een foto. Tik op delen. Zie “Google Drive” naast Twitter en Facebook. Selecteer het. De foto gaat rechtstreeks naar uw externe map.
Het werkt als e-mail- of sms-meldingen. De app controleert regelmatig op updates. Het is passief. Je denkt er pas over na als je het bestand nodig hebt.
Zodra het bestand veilig op de server staat, kunt u het delen. Machtigingen variëren per provider, maar de logica is consistent. Jij bepaalt wie wat ziet.
- Openbaar: Iedereen op internet kan het vinden.
- Linkgebaseerd: Iedereen met de URL heeft er toegang toe.
- Specifieke gebruikers: Alleen aangewezen e-mailadressen kunnen het bestand openen.
Voor de meeste services is een gratis accountregistratie vereist om deze machtigingen te beheren. Ook beheer je acties. Kan iemand bewerken? Of zijn ze alleen-lezen? Dit maakt van een opbergkluis een samenwerkingstool.
Sommige platforms, zoals Google Drive en Microsoft OneDrive (voorheen SkyDrive), gaan verder. U kunt documenten rechtstreeks in de browser aanmaken. Deze staan op de server. Maar je kunt ze ook downloaden om offline te werken. Wanneer u opnieuw verbinding maakt, synchroniseert het systeem de wijzigingen. Het is een hybride aanpak. Het beste van twee werelden, totdat het internet wegvalt.
De beveiligingsafweging
Gemak heeft een prijs. Beveiligingsproblemen zijn reëel.
Hackers maken misbruik van gaten in de serverinfrastructuur. Ze richten zich op apparaten die toegang hebben tot deze servers. Het is een kat-en-muisspel. Aan de andere kant hebben gebruikers vaak een hekel aan de beveiligingsmaatregelen. Digital Rights Management (DRM) en strikte encryptie kunnen beperkend aanvoelen. Misschien wilt u een bestand gemakkelijk delen, maar het systeem zorgt ervoor dat u door hoepels springt.
Wanneer u een dienst kiest, weegt u het gemak van toegang af tegen het risico van blootstelling. Vertrouw je de aanbieder? Vertrouwt u op de beveiliging van uw eigen apparaat?
Er bestaat geen perfecte oplossing. Gewoon afwegingen. U kiest degene die bij uw workflow past. En ik hoop dat de encryptie stand houdt.
U wilt bestanden laten vallen en weglopen. Het internet is bezaaid met diensten die beloven het zware werk aan te kunnen. De meesten van hen doen dat. Maar welke past eigenlijk bij jouw workflow?
Dropbox bestaat lang genoeg om zijn eigen naam te kennen. Het is eenvoudig. Het werkt op Windows, Mac en Linux. Er zijn apps voor iPhones, iPads, Androids, BlackBerrys en Kindle Fires. Je begint met 2 GB. Met verwijzingscodes of contant geld koopt u meer. Pro-abonnementen bereikten 500 GB. Zakelijke niveaus? Dat is waar versiebeheer en teambeheer leven. Geen ruimtelimiet als u genoeg betaalt.
iCloud is het ‘één land onder Apple’-antwoord. Het houdt je gevangen, maar het houdt je efficiënt gevangen. Als u een recent Apple-apparaat heeft, heeft een wizard dit waarschijnlijk ingesteld terwijl u dit probeerde te lezen. Windows-gebruikers met Vista of hoger kunnen ook deelnemen. Het houdt iTunes- en App Store-aankopen gesynchroniseerd. Het onthoudt waar u bent gestopt met lezen in iBooks of Safari. Als uw telefoon kwijtraakt, kan deze worden vergrendeld en gevolgd.
Gratis gebruikers krijgen 5 GB. U kunt maximaal 50 GB kopen. Muziek en boeken gekocht in de Apple Store tellen niet mee voor die limiet. Niet-iTunes-muziek? Dat kost extra.
Google Drive wil u bevrijden van platformlock-in en u tegelijkertijd dieper de Googleverse in trekken. Het werkt op Windows (Vista+), Macs (Snow Leopard+), Android (Eclair+) en iOS-apparaten (3.0+). Je krijgt 15 GB gratis. Betaalde abonnementen strekken zich uit tot 16 terabytes. Ja, terabytes. Net als SkyDrive kunt u er online spreadsheets, documenten en presentaties mee maken. Het houdt revisies gedurende 30 dagen bij. Wat onderscheidt het eigenlijk? De zoekmachine van Google. Het vinden van die ene PDF die in een map is begraven, is triviaal.
Microsoft SkyDrive maakt gebruik van zijn sterkste troef: native bestandsformaten. U kunt samenwerken aan Word-documenten, Excel-werkbladen en PowerPoint-dia’s zonder deze naar open-sourceformaten te converteren. Hiermee kunt u ook toegang krijgen tot externe Windows-computers. Stream video van uw thuis-pc naar uw telefoon. Maak onderweg foto’s. Begint met 7 GB. U kunt upgraden naar 200 GB.
Welke service voor externe bestandstoegang is geschikt voor u?
Dit zijn slechts de grote namen. Er zijn veel opties. Neem de tijd. Zoek naar de oplossing die aansluit bij uw specifieke behoeften. Kies niet alleen de eerste die wordt geladen.
Lees de kleine lettertjes
Rechtszaken hebben de wenkbrauwen doen fronsen. De e-mailscanpraktijken van Google. Street View’s gegevensverzameling via particuliere netwerken. Zorgen zijn terecht. Gebruikersovereenkomsten van alle aanbieders van externe toegang bevatten standaardtaal over gebruik, reproductie, wijziging, afgeleide werken en publicatie. Het is noodzakelijk om de service te laten functioneren.
Google behoudt zich het recht voor om openbare berichten in promotiemateriaal te gebruiken. Wees voorzichtig. Afspraken kunnen van de ene op de andere dag veranderen.
Maar hier is waar u zich waarschijnlijk meer zorgen over zou moeten maken. Wat gebeurt er als het bedrijf failliet gaat? Of erger. Wat als de Amerikaanse overheid uw inhoud controleert en in het geheim dagvaardt? De servicevoorwaarden vormen zelden het grootste risico. De infrastructuur die uw gegevens bevat, is.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik bestanden op afstand delen?
Er zijn een paar manieren. Gebruik een service voor het delen van bestanden, zoals Dropbox of Google Drive. Of gebruik een bestandsoverdrachtprotocolclient, zoals Filezilla.
Wat is het voordeel van bestandstoegang op afstand?
Deel bestanden tussen gebruikers. Krijg overal toegang tot bestanden. Beheer bestanden op afstand. De mogelijkheid om overal te werken is het echte verkoopargument.
